Aide à la mise en place d'un SME

Respectant le principe d’amélioration continue du SME, ce 3^ème niveau se base donc sur les deux niveaux précédents et en approfondit la mise en œuvre.

1) Documentation (rédaction et mise en place de procédures/enregistrements)

Pyramide d’un système documentaire environnement

Documentation du SME 

D’après la norme ISO 14001, la documentation du système de management environnemental doit comprendre

a)     la politique environnementale, les objectifs et cibles,

b)    la description du domaine d'application du système de management environnemental

c)     la description des principaux éléments du système de management environnemental et leurs interactions, ainsi que la référence aux documents concernés,

d)    les documents, y compris les enregistrements, exigés par la Norme ISO 14001

e)     les documents, y compris les enregistrements, considérés comme nécessaires par l'organisme pour assurer la planification, le fonctionnement et la maîtrise efficaces des processus qui concernent ses aspects environnementaux significatifs.

Procédures

Pour mettre en place des documents de type procédures, il faut :

-       Que les différents documents soient validés et signés par la direction avant leur diffusion.

-       Mettre à jour le document dès que nécessaire (Exemple : Révision annuelle, faits marquants …).

-       Fournir la référence du document avec la date de mise à jour et la version du document.

La trame à suivre pour une procédure est la suivante :

En tête : Logo + Titre + Date + Référence

1. Objet de la procédure
2. Domaine d’application
3. Mise en œuvre de la procédure (Logigramme)
4. Thermes et définitions
5. Documents et références

Pied de page : Signatures du rédacteur, vérificateur et approbateur.

2) Communication (sensibilisation du personnel aux procédures)

La communication et la sensibilisation sur l’existence et l’utilisation des nouvelles procédures au sein de l’entreprise peuvent se faire par plusieurs supports:

-       Réunions d’établissement

-       Réseau informatique

-       Intranet

-       Mail

-       Affichages

3) Surveillance et mesurage

Concernant les aspects et impacts environnementaux significatifs, il est bon de surveiller et mesurer régulièrement les caractéristiques des opérations concernées. Ceci afin de faciliter la mise à jour de l’analyse environnementale, mais aussi afin de pouvoir au mieux détecter (voir prévenir)  tout incident environnemental.

Cette surveillance est facilitée par la mise en place d’une procédure comprenant entre autre :

• Les documents permettant le suivi de la performance
• Les contrôles opérationnels à réaliser
• La conformité aux objectifs et cibles de l’organisme.

Pour cela, les équipements de surveillance et de mesure utilisés doivent être étalonnés/vérifiés. Il faut aussi conserver les enregistrements de ces vérifications afin de pouvoir (si besoin) anticiper le remplacement d’un de ces appareils. Ces enregistrements permettent aussi d’apporter la preuve du bon fonctionnement des appareils de mesure utilisés en cas de contrôle par les autorités.

4) Evaluation de conformité

En cohérence avec son analyse et sa veille réglementaire (réalisées aux niveaux précédents), l’organisme doit régulièrement  évaluer sa conformité aux exigences légales et autres qui lui sont applicables. Cette évaluation peut (doit selon la norme) être formalisée sous forme d’une procédure. Elle doit permettre de vérifier que l’organisme à bien recensé toutes les exigences qui lui sont applicables et qu’il est conforme (ou en cours de mise en conformité) à chacune d’elles.

Il est nécessaire de conserver des enregistrements de ces évaluations périodiques, afin de pouvoir apporter la preuve aux autorités que les exigences légales applicables ont bien été recensées.

En effet « Nul ne doit ignorer la loi ».

5) Non-conformité, action corrective et action préventive

Il se peut, au cours de la vie de l’organisme, que des non-conformités soient détectées (notamment grâce à la surveillance des opérations « à risques »). Pour cela, l’organisme doit pouvoir identifier précisément ces non-conformités, afin de les traiter au plus vite. Ce processus pouvant être complexe et inhabituel, il est nécessaire d’établir une ou plusieurs procédure(s) permettant de :

• Identifier et examiner en détail la non-conformité
• Déterminer ses causes
• Entreprendre des actions correctives et préventives évitant qu’elle se reproduise

Ces actions et leurs résultats doivent être enregistrés afin que l’organisme puisse en tout temps :

• S’assurer qu’ils soient adaptés à :
  • l’importance du problème
  • l’impact environnemental concerné
• Constater leur efficacité (voir leur efficience)

Note : l’organisme doit aussi s’assurer que tous les changements dus à ces actions soient répercutés sur la documentation du SME

6) Audit interne

L’audit interne est l’outil principal qui peut permettre à un organisme de s’améliorer significativement sur ses résultats. Il est donc important de comprendre dès à présent que l’audit interne est un élément du système à ne pas sous-estimer, en d’autres termes :

- les auditeurs internes doivent être compétents

- l’image de l’audit doit être basée sur l’idée d’un entretien permettant d’identifier des écarts (et non des fautes) dans le but de chercher des solutions (et non des responsables à sanctionner)

- la direction doit communiquer positivement sur cet outil qui ne doit pas apparaître comme une contrainte coûteuse, obligatoire de par les référentiels, mais comme une activité support à part entière avec des moyens suffisants à mettre en œuvre, source d’amélioration et donc de gains financiers effectifs ou potentiels.

L'efficacité de l'audit repose sur quatre fondamentaux :

− le programme d'audit,

− La compétence des auditeurs,

− Les enregistrements qui font suite à la réalisation de l'audit,

− La perception de l’audit par les audités

Proposition d’une grille d’audit SME 14001 : Lien