Aide à la mise en place d'un SME

I. Introduction :

            Le deuxième niveau de mise en place d’un système de management environnemental suivant la norme ISO 14001 se décompose comme l’indique le schéma suivant :

L’objectif est d’anticiper chaque phase de mise en place en définissant correctement et formellement les actions, les acteurs concernés, les différentes échéances, les difficultés, ralentissements pour optimiser et augmenter l’efficacité du système.

II. Politique environnementale / engagements :

1.      Définition :

Dans un premier temps, il convient de cadrer et de définir en quoi consiste une politique environnementale et son apport pour la bonne mise en place d’un système de management environnemental.

La politique environnementale est l’expression formelle par la direction à son plus haut niveau, de ses intentions générales et des orientations de l’organisme relatives à sa performance environnementale. Elle doit fournir un cadre pour mener à bien des actions et établir des objectifs environnementaux et des cibles environnementales.

L’objectif final d’une telle démarche doit tendre vers une amélioration continue du système comme l’illustre le schéma ci-dessous :

2.     Contenance et articulation de la politique :

On voit donc l’importance qui doit être accordée à la mise en place et en œuvre d’une politique. Elle doit par conséquent remplir certains critères afin d’assurer la pérennité de celle-ci :

-          Doit être appropriée à la nature, à la dimension et aux impacts environnementaux de ses activités, produits et services,

-          Elle comporte un engagement d’amélioration continue et de prévention de la pollution,

-          Elle comporte un engagement de conformité aux exigences légales applicables et aux autres exigences auxquelles l’organisme a souscrit,

-          Elle donne un cadre pour l’établissement et l’examen des objectifs et cibles environnementales,

-          Elle est documentée, mise en œuvre, tenue à jour,

-          Elle est communiquée à toutes personnes travaillant pour ou au nom de l’organisme,

-          Elle est disponible pour le public (communicable, clairement revendiquée et utilisable par d’autres).

A cela doit évidemment être ajouté l’aspect formalisation à proprement parlé avec une signature de la direction, du responsable environnement (si lieu d’être) ou responsable QSE.

Il ne faut pas négliger l’aspect communicatif de cette politique notamment :

-          En interne auprès de toute personne travaillant pour ou pour le compte de l’organisme via un affichage, un courrier, un mail, des formations/sensibilisations…

-          En externe auprès de chaque personne en faisant la demande.

Exemple, à titre indicatif, du contenu d’une politique :

• Généralité normes
• Enjeux
• Objectifs uniquement stratégiques
• Engagements/ moyens
• Responsabilités/Pilotage
• Signature

3.      Ce qu’il faut retenir :

III. Exigences légales et autres exigences :

Un organisme voulant mettre en place un système de management environnemental doit avant toute chose tenir compte des exigences légales qui s’appliquent à son établissement et à ses activités.

C’est pour cela qu’il est nécessaire d’établir des procédures afin :

-          D’identifier et avoir accès aux exigences légales et autres applicables relatives aux aspects environnementaux,

-          De déterminer comment ces exigences s’appliquent à ses aspects environnementaux.

La prise en compte, la mise en œuvre et la mise à jour régulière de ces procédures doivent être des actions prioritaires.

      Exemples d’exigences :

-          Légales : nationales, de gouvernement local…

-          Les accords avec les autorités publiques, les clients, exigences d’associations…

IV. Aspects environnementaux significatifs (AES) :

Un AES est un aspect pouvant avoir un impact significatif sur l’environnement. L’impact peut être :

-          direct (émissions de Gaz à Effet de Serre de part la combustion de ressources fossiles),

-          indirect (utilisation de produits chimiques qui ne sont dangereux que lorsqu’ils sont mélangés),

-          les deux à la fois (production de déchets impactant directement la filière de collecte tout en étant polluants).

De manière générale, un grand nombre d’impacts environnementaux identifiés dont les plus couramment cités et évalués sont repris dans la méthodologie ACV. Réaliser cette analyse peut donc aider dans l’identification des AES

Pour une méthode d’identification des AES, vous pouvez consulter le site de l’INERIS qui vous guidera dans vos démarches : http://www.ineris.fr/guide-sse/guide/fiches/fiche_2/Fiche_02_a2.htm

V. Objectifs et cibles et programme :

Le but de cette étape est de définir les objectifs environnementaux (axes d’améliorations) et les cibles environnementales, c'est-à-dire les niveaux que veut atteindre l’organisme en matière de management environnemental.

Tout cela en étant bien entendu en cohérence avec la politique, sa stratégie de développement, les exigences légales et les aspects significatifs pour permettre une progression au fur et à mesure du développement de l’organisme. Enfin, l’établissement d’un programme d’actions permettra d’entamer une démarche constructive.

1.      Objectifs et cibles :

La norme ISO 14001 précise que les objectifs et cibles doivent être mesurés à chaque fois que cela est possible.

Il faudra veiller à intégrer des aspects concernant la prévention de la pollution et prendre en compte :

-          Les options technologiques,

-          Les exigences financières/opérationnelles/commerciales,

-          Les points de vue des parties intéressées,

-          Les impacts environnementaux significatifs,

-          L’inventaire des exigences légales,

-          Les actions préventives destinées à limiter les risques de pollutions accidentelles.

Ces objectifs et cibles doivent être enregistrés dans le programme environnemental.

 2.      Programme d’actions :

 1. Description :

Le but est d’établir un programme environnemental précisant les objectifs recherchés ainsi que les différentes actions prévues, les moyens associés et les responsables, notamment à partir de différentes données :

• La politique,
• Les aspects environnementaux,
• Les exigences légales,
• Les indicateurs de suivi,
• Les moyens techniques et financiers.

La création d’un programme est déterminante pour le succès de la mise en œuvre du SME. Certaines informations doivent apparaître comme notamment :

-          Comment vont être atteints les objectifs/cibles,

-          Les ressources nécessaires,

-          Le personnel responsable de la mise en œuvre.

 2. Contenu à titre indicatif :

Voir un plan d’actions annuel pour plus de détails (aucun pilote n’a été défini pour ne pas influencer les futurs lecteurs).

Programme environnemental

VI. Maîtrise opérationnelle :

 1.      Description :

Selon la norme, l’organisme doit identifier et planifier celles de ces opérations qui sont associées aux aspects environnementaux significatifs identifiés en cohérence avec sa politique et ses cibles, afin de s’assurer qu’elles sont réalisées dans les conditions requises.

L’objectif recherché ici est l’établissement et la communication au personnel concerné les éléments nécessaires à la maîtrise des aspects environnementaux afin des les réduire et de pouvoir répondre aux exigences réglementaires.

L’identification des aspects environnementaux maîtrisables et significatifs va constituer le point de départ de cette maîtrise opérationnelle. La démarche va essentiellement constituer à rédiger les modes opératoires qui seront utilisés par le personnel (si possible l’élaboration se fera avec sa participation pour ne pas avoir d’écarts entre le travail proscrit et le travail réel).

Le fait de ne pas avoir d’écart permettra une meilleure maîtrise des situations non souhaitées par rapport aux objectifs et cibles définies. Il conviendra donc d’établir les critères opératoires dans les procédures et en revoyant et mettant régulièrement à jour ces documents suivant l’évolution des aspects environnementaux. Il ne faudra pas oublier d’étendre cette maîtrise jusqu’aux fournisseurs et ou sous-traitants.

2.      Contenu :

VII. Formations/sensibilisations/compétences :

Tout le personnel doit être sensibilisé à l’environnement et plus particulièrement au système de management environnemental. Le but est de faire en sorte que les personnes concernées dans les unités de travail par des aspects environnementaux soient compétentes et correctement formées. Cela passe notamment par de la sensibilisation de l’ensemble du personnel à la démarche environnementale avec un supplément pour les personnes spécialement concernées.

1.      Actions (à titre indicatif) pour la mise en œuvre :

1. Identification des personnes dont les tâches sont associées aux aspects environnementaux et de leurs compétences propres,
2. Identification des principaux besoins en formation de ces personnes,
3. Mise en œuvre d’actions de sensibilisation et formation (adaptées !) du personnel à la démarche environnementale,
4. Formalisation d’un plan annuel de formations,
5. Recensement en consultation des organismes de formation adaptés,
6. Définition du contenu des formations,
7. Mise en œuvre et évaluation.

L’idéal est de formaliser une procédure (ou plusieurs si nécessaire) afin que les personnes soient correctement sensibiliser :

2.       Résultats attendus :

1. Une liste des personnes concernées par les aspects environnementaux et leur niveau de compétences.
2. Éléments prouvant la mise en œuvre de formation et des actions de sensibilisation.
3. Formations adaptée et compréhensibles suivant les attentes du personnel et les objectifs de la direction.

Il convient que le personnel soit régulièrement formé et informé sur l’évolution de la démarche et des exigences auxquelles chaque personne est sujette. Il est important de préciser la fréquence des actions et d’en évaluer l’efficacité de manière à appliquer un retour d’expérience et d’adapter au mieux pour un impact plus important.

VIII. Préparation et réponse aux situations d’urgence :

Il est impératif de prévoir un ou plusieurs dysfonctionnements au sein de l’organisation. Cette anticipation est un moyen de minimiser la probabilité d’occurrence des risques et de pour mettre en place les actions de prévention/protection et de réaction adaptées. La encore, des procédures sont nécessaires.

Il est donc nécessaire d’identifier les risques probables pour chaque activité pouvant êtres considérés comme des situations d’urgence (procédure d’identification) et de définir les moyens de prévention et d’intervention nécessaires (internes et externes). Un plan de prévention des risques peut être réalisé avec des tests en conditions réelles et mettant en œuvre les moyens de communication adaptés.

Pour ce faire, certains éléments pourront être pris en compte (à titre indicatif) :

-          Nature des dangers et des scénarios les plus probables,

-          Méthodes de réponse aux accidents,

-          Formation du personnel concerné,

-          Liste des personnes et organismes d’intervention,

-          Les points de rassemblement

-          Méthode de gestion documentaire…

IX. Revue de direction :

L’engagement de l’ensemble du personnel est la garantie du succès de mise en œuvre du SME. Par conséquent, la détermination des rôles et responsabilités de chacun permettra une structuration rigoureuse de la structure et cela doit être impérativement réalisé.

La revue de direction doit donc être un élément clé de la démarche de mise en place d’un système de management dynamique. Elle doit couvrir l’ensemble du domaine d’application du SME avec la présence des participants identifiés au préalable.

Cette étape permet de s’assurer si le système reste approprié et efficace. Elle a également pour but de prévoir les axes d’améliorations et de modifications bénéfiques pour l’organisme.

Lors de ces revues, il sera notamment examiné :

• Le niveau de réalisation des objectifs et la pertinence des indicateurs,
• Le suivi des actions réalisées,
• L’avis des parties intéressées,
• L’évolution de la réglementation.

Un compte rendu doit être réalisé après chaque revue de direction et conservé.

Il convient donc que l’assurance de cette mise en œuvre incombe à la direction à son plus haut niveau. Bien entendu, la direction peut être amenée à désigner un ou plusieurs responsables pour l’aider du bon déroulement des opérations. L’apport suffisant en ressources doit également être un axe privilégié afin que chaque branche de l’organisation ne manque à aucun moment des moyens nécessaires au bon déroulement de son activité.

Sources :

-          Norme ISO 14001 : 2004,

-          Cours de Licence Professionnelle CQSSE,

-          www.ineris.fr,

-          www.développement-durable.gouv.fr,

-          Rapport « La certification environnementale à votre portée » rédigé par l’AFNOR,

-          Rapport « Votre tableau de bord de gestion environnementale » rédigé par l’Institut Eco-Conseil